Командировка и хранение кадровых документов: что следует знать?

Есть в трудовом законодательстве такое понятие, как командировка, которое многие могут трактовать неправильно. Из-за этого возникают недопонимания с сотрудниками или руководителями. Давайте поговорим о том, как избежать проблем и что важно знать.

Командировка – это отъезд сотрудника в другой населенный пункт, инициируемый руководителем для выполнения заданий вне основного рабочего места. Простыми словами, это когда руководство требует от вас выполнить рабочее поручение, естественно в рамках ваших профессиональных обязанностей, однако находясь за пределами предприятия. Обращаться с такой просьбой и требованием руководитель может только к сотруднику, с которым заключен трудовой договор.

Командировку оформляют приказом, подтверждающим отъезд по служебным делам. В данном приказе должны быть уточнены сроки отсутствия на рабочем месте, цель поездки и поставленные задачи.

Стоит отметить, что не любой отъезд сотрудника считается командировкой. Таким образом нельзя оформлять случаи, когда работник отсутствует на рабочем и его непосредственные должностные обязанности связаны с постоянными разъездами, ведением трудовой деятельности в иных регионах и т.д.

В командировку может быть отправлен специалист, работающий по трудовому договору. По закону категорически запрещается использовать для подобных целей:

• беременных женщин;
• сотрудников, не достигших 18-ти лет, если только это не профессиональные спортсмены или творческие работники, на них запрет не распространяется;
• людей, работающих по ученическому договору.

Учитывая то, что командировку оформляют приказом и по прибытию нужно предоставить отчет (если это предусмотрено на предприятии), такие документы подлежат обязательному хранению в течение нескольких лет.

Хранение кадровых документов – это сбережение бумаг, появляющихся в процессе делопроизводства.

Важность документа определяет срок его хранения:

• постоянно;
• кратковременно (до 10 лет);
• долговременно (более 10 лет).

Обеспечивается такое хранение работодателем и может быть как текущим, так и архивным. Причем после истечения оперативного (текущего) срока сбережения бумаги могут быть переданы в государственный или муниципальный архив.

Отметим, что основная часть документации хранится в подлинниках. Любой документ, относящийся к тому или иному сотруднику и подлежащий хранению на протяжении всего трудового срока работника, подшивают в личное дело, которое потом по истечении оперативного срока будет передано в архив.