Архив – сердце ЗАГС

Сохранение документального наследия прошлого – государственная задача, один из признаков развитой цивилизации.

Основным направлением деятельности органа ЗАГС является государственная регистрация актов гражданского состояния. Ежедневно работники ЗАГС, составляя записи актов создают документы, имеющие историческое, социальное, культурное значение, являющиеся неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации.

Сегодня нельзя недооценивать важности архивов органов ЗАГС. В последние годы в связи с процессами оформления собственности, приватизации, наследства, гражданства, льгот и пособий значительно усилился интерес жителей Подмосковья к архивным документам.

Актовые книги подлежат постоянному хранению, то есть не уничтожаются, а только меняют место хранения. В итоге, актовые книги передаются на хранение в государственные архивы.

Были переданы на постоянное хранение в Центральный исторический архив Москвы метрические книги Московской духовной консистории по 1917 год включительно, а в 1997 году в Центральный государственный архив Московской области переданы книги волостного периода 1918–1928 годов.

Ежегодно архивный фонд органов ЗАГС Московской области пополняется более чем на 1,2 тыс. актовых книг и составляет более 67 тыс. единиц хранения за период с 1929 по 2012 гг.

Архивный фонд органов ЗАГС, согласно действующему законодательству, состоит из первых экземпляров записей актов гражданского состояния. Они хранятся соответственно по месту составления записи акта. В Главном управлении ЗАГС Московской области сформирован фонд из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных органами ЗАГС Московской области за период с 1929 года по настоящее время; первых экземпляров, составленных в консульских учреждениях Российской Федерации и Советского союза за границей за период с 1921 по 1978 год; вторых экземпляров, составленных в консульских учреждениях Российской Федерации и Советского союза с 1979 года по настоящее время.

К сожалению, в связи с оккупацией территории Московской области во время Великой Отечественной вой-ны1941–1945 годов, значительная часть документов в отделах ЗАГС не сохранилась. В Можайском, Шаховском, Ло-тошинском районах архивный фонд по 1942 год полностью отсутствует.

В адрес Главного управления ЗАГС Московской области поступают письменные запросы от граждан с просьбой подтверждения родственных отношений, для решения наследственных дел, выезда за границу на постоянное место жительства и от организаций, для подтверждения соответствующих данных. Поступают запросы различными видами связи: почтой, факсимильной связью, электронной почтой, экспресс-почтой. Количество поступающих запросов ежегодно возрастает, в 2012 году исполнено около 30 тыс. запросов.

Органы ЗАГС стоят на защите прав и законных интересов граждан, поскольку выдаваемые ими документы носят правовой характер и имеют большое значение в жизни человека.

А у нас? У нас есть ЗАГС…

По словам заведующей Лосино-Петровским отделом ЗАГС Т.В. Яблонских, архивный фонд городского отдела на сегодняшний день имеет более трёхсот пухлых книг записей актов гражданского состояния – по рождению, смерти, заключению и расторжению брака, установлению отцовства, усыновлению (удочерению), перемене имени с 1930 года по настоящее время. Все книги прошиты, пронумерованы, скреплены печатью.

Согласно части 1 ст.77 ФЗ «Об актах гражданского состояния» № 143-ФЗ от 15.11.1997 года, срок их хранения – 100 лет. Кроме них наполняют архив и книги длительного хранения – с документами о перемене имени (срок хранения 75 лет), внесению исправлений в записи актов гражданского состояния (за 50 лет), заявления по установлению отцовства (за 75 лет) и другие. В архиве поддерживается необходимая температура и влажность.

Ежегодно в отдел обращаются и получают необходимые данные – более полутора тысяч человек. А в последнее время всё чаще набирает популярность электронная база данных, в которую с 2005 года успели внести множество записей.

Так, например, запросить документ в электронном виде можно за период с 1930 года по настоящее время по актовым книгам о смерти, расторжении брака, установлению отцовства, усыновлению, перемене имени. Несколько менее полон электронный архив по рождению – с 1959 года, и по заключению брака – с 1955 года по настоящее время.

Так что теперь выяснить свою «родословную», уточнить какие-то факты из прошлого своей семьи или просто получить какой-либо необходимый архивный документ становится всё проще. Кроме того, с прошлого года государственные услуги в электронном виде в режиме «онлайн» оказываются по всем видам услуг ЗАГС на официальном сайте Главного управления ЗАГС МО: www.zags.mosreg.ru

Подготовил Игорь КУЗЬМИЧЁВ