Цивилизация пришла и в «глубинку»!

С ИЮНЯ ЭТОГО ГОДА В АДМИНИСТРАЦИЯХ ВСЕХ ПОСЕЛЕНИЙ РАЙОНА ЗАРАБОТАЕТ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. ПОКА ПОДОБНЫЕ СИСТЕМЫ ФУНКЦИОНИРУЮТ ЛИШЬ В ДВУХ ПОСЕЛЕНИЯХ - СИНЬКОВСКОМ И ГАБОВСКОМ. С ЯНВАРЯ 2013 ГОДА ВНЕДРЕНИЕ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ПОЛНЫМ ХОДОМ ИДЁТ В АДМИНИСТРАЦИИ
РАЙОНА
ЕКАТЕРИНА ПОТАПОВА
Пока электронный документооборот, организованный в администрации района, представляет собой лишь регистрацию документов, направление их своим подчинённым и контроль выполнения поручений. Бумажные ответы из работы пока не исчезли. Однако как только в систему будет внедрена электронная цифровая подпись, а это обязательно случится, уверены в администрации, и эта необходимость уйдёт в прошлое.
Итак, каков же алгоритм работы сегодня. По факсу, электронной либо обычной почте документ поступает в общий отдел администрации. Там его регистрируют
- он получает номер и входящую дату, затем сканируют, и документ попадает в электронную систему. Затем глава района накладывает на него резолюцию
- расписывает бумагу соответствующему исполнителю. Документ отправляется в работу - исполнитель получает его к себе на «рабочий стол». Так, не дожидаясь бумажного оригинала, человек приступает к выполнению поручения. После того, как дело сделано, исполнитель «сигнализирует» об исполнении, например, исходящим номером и датой письма. А тот, кто дал поручение, прикрепляет к документу свою резолюцию и закрывает поручение либо отправляет его на доработку. Безусловно, такая оперативность позволяет эффективно использовать время сотрудников, а заодно повышается общее исполнение документов. Ведь ни одно поручение не будет забыто или отложено до лучших времен
- напоминалки, как исполнителю, так и контролеру, приходят автоматически.
Минимальна при электронном документообороте потеря бумаг. Не потребуется много времени и на то, чтобы отыскать нужный документ в базе. Благодаря системе расширенного поиска его можно найти по номеру, по дате, по каким-то фразам
из самого документа (правда, если он в формате Word) и т. д.
Работая в подобной системе, легко вести самую различную статистику. В любой момент можно узнать, например, сколько документов поступило в администрацию за определённый период. Есть статистика по типу документов - каких больше. Также можно посмотреть, из какого министерства чаще приходят документы. Можно формировать реестры входящей почты, договоров, обращений и т. д.
Сегодня в районной администрации система электронного документооборота внедрена на 36 рабочих местах. Различные муниципальные структуры - отдел архитектуры и градостроительства, КУМИ, отдел по работе с молодёжью и другие
- также переходят на электронный документооборот. Правда, они пока имеют лишь по одному рабочему месту - только получают документы в электронном виде и в системе отчитываются об исполнении. Но с течением времени количество рабочих мест будет увеличиваться. Скорее всего также поэтапно будет автоматизироваться работа с документами и в администрациях поселений. Самое главное
- процесс запущен!

Погода